Wie so oft im Leben hängt die Qualität von etwas Geschaffenem von der Qualität des Grundlegenden ab. Die sogenannten Grundaufzeichnungen stellen die Basis der Glaubwürdigkeit jeder Buchhaltung dar. Damit Systeme der Tageslosungsermittlung betroffen, aber genauso auch der Zusammenhang zwischen durchgeführten Tätigkeiten und den folgenden Ausgangsrechnungen, die zeitlich korrekte und lückenlose Erfassung der Einnahmen und Ausgaben, Reiseaufzeichnungen und natürlich auch periodisch anfallende Aufzeichnungen wie es zum Beispiel die Inventur darstellt.
Fehler vermeiden ist die Devise um Ausgaben und ungerechtfertigte Steuern zu sparen.

Fehler 1: Belegerfassung:

Die optimale Belegerfassung in einem Buchhaltungssystem ist ein ganz einfacher Ordner mit vier Unterteilungen, Kassa, Bank, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen. In diesem System werden die Belege täglich abgelegt. Das kostet nahezu keine Zeit. Auf gar keinen Fall dürfen Belege gegenüber der Belegausstellung verändert werden, indem z. B. in einem Textfeld der Name des Rechnungsempfängers ergänzt oder verändert wird. Demgegenüber sollten an den Belegen Anmerkungen angebracht werden, z. B. was mit den Waren geschehen ist, zu welchen Auftragen die Waren oder Rohstoffe gehören oder mit welchen Geschäftsfreunden man im Restaurant war.
Leider kommt es immer wieder vor, dass Betriebe Belege nicht oder nicht zeitgerecht ablegen, mangelhaft sortieren, ungenügend dokumentieren oder Zusammenhänge nicht aufzeichnen. Vermehrtes Rückfragen oder nicht zutreffende Erfassung der Belege sind die Folge, was wiederum zu verminderter Aussagekraft der Buchhaltung führt.

Fehler 2: Keine private und berufliche Trennung:

Sowohl Ausgaben, als auch Bankkonten sollten klar nach privat und betrieblich getrennt werden. Auch der Einzelunternehmer kann sich einen „Unternehmergehalt“ überweisen. Dieser Gehalt reduziert zwar nicht den Gewinn, aber hilft die Finanzverwaltung von den privaten Angelegenheiten fern zu halten. Wenn die Finanzverwaltung keinen Verdacht auf Steuerhinterziehung über private Konten hat, ist sie in der Regel an privaten Zahlungen auch nicht interessiert.

Fehler 3: Fälligkeiten der Abgaben einhalten

Wer termingerecht seine Abgaben entrichtet gilt bei der Finanzverwaltung als nicht verdächtig. Dazu gehört auch, dass die sogenannten Selbstbemessungsabgaben (Umsatzsteuer und Lohnabgaben) termingerecht gemeldet und bezahlt werden. Auch aus der Höhe der Jahresgutschrift oder Nachzahlung bei der Umsatzsteuer leitet das Finanzamt Hinweise auf die Steuermoral ab.

Fehler 4: Offene Posten Liste nicht beachten

Die offene Posten Liste ist eine Auflistung sämtlicher noch nicht bezahlten Rechnungen, also jene Beträge, welche die Kunden noch schuldig sind, oder der Betrieb noch an die Lieferanten schuldig ist. Zeitnahes überprüfen und einfordern der Zahlungen kann einerseits das Risiko auf Forderungsverlust reduzieren, andererseits Sie in die Lage versetzen ihre Zahlung mit Skontoabzug durchzuführen.

Fehler 5: Umsatzsteuer

Im Bereich der Dienstleistungen und auch im Handel mit dem Ausland kann es sehr rasch zu Haftungenssituationen kommen. In diesen Bereichen wurde die Umsatzsteuer in den letzten Jahren sehr kompliziert und formalistisch. Oftmals genügt eine Kleinigkeit in der Durchführung eines Geschäfts um einen anderen Sachverhalt entstehen zu lassen. Zeitgerechtes Handeln und Beratung kann hier Gold wert sein.

Fehler 6: Grundaufzeichnungen

Die Steuergesetze fordern die Nachweisführung über die Richtigkeit der Buchhaltung in Form von nicht veränderbaren Grundaufzeichnungen. Das betrifft einerseits die Kassaführung, wobei hier vor allem die ordnungsgemäße Registrierkasse gute Dienste leistet und für Rechtssicherheit sorgt. Aber auch Reiseaufzeichnungen, das Kilometerbuch, Arbeitsaufzeichnungen, Aufzeichnungen über Urlaube, Krankenstände und geleistete Überstunden stellen Grundaufzeichnungen dar. Je bessere, in sich schlüssige Aufzeichnungen der Betrieb bei Prüfungen der öffentlichen Stellen vorweisen kann, umso geringer ist die Gefahr, dass es bei Prüfungen des Finanzamtes oder der Gebietskrankenkasse zu Nachzahlungen kommt.